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RÈGLEMENTS

ÉMISSION 5
Les articles 3, 4, 5, 6, 8, 11, 19, 34 et 35 ont été modifiés.  L’ancien article 5 a été retiré et remplacé.  Les articles 4.6, 5.1, 8.1, 8.2, 9.4, 20, et 38 ont été ajoutés.  Adopté à la réunion du CA du 4 janvier 2017. Présentée et adoptée à l’Assemblée Générale Annuelle (AGA) du 3 juin 2017.
1. 
Nom: Le présent organisme est reconnu sous le nom de l’Association des Propriétaires du Lac Nick dont l’acronyme est l’APLN. L’association a été créée en 1995 et fonctionne selon les règles d’une Organisation Sans But Lucratif communément appelée OSBL. L’APLN est immatriculée au Registre des entreprises du Québec (CIDREQ), le 26 septembre 1995, sous le numéro 3345094869.
2. Siège social: Le siège social de l’Association est situé à l’adresse postale du 201, chemin du lac Nick, Bolton-Est, Qc., J0E 1GO.  Le Conseil d’Administration (CA) peut changer cette adresse par résolution unanime.
3. Propriétés de l’Association: Depuis le 3 septembre 2014, l’APLN est propriétaire de la plage du lac Nick (cadastres 4 860 817 & 5 002 070) ainsi que le lac Spring et sa petite plage (cadastres 4 860 877 & 4 680 072). Ces propriétés lui ont été léguées par contrat notarié sous le numéro 16834 de Me Éric Dugas notaire, par Eastern Township Investment Ltd, les propriétaires du Domaine du lac Nick. Cette compagnie a cessé toutes activités commerciales au lac Nick.  Depuis cette acquisition, l’APLN est tenue de respecter les servitudes des membres tel que spécifiés sur le contrat notarié d’acquisition de leur propriété.  De même, afin de respecter et conserver leur servitude, ils doivent payer pour les frais d’entretien annuels tel que spécifié sur leur contrat notarié de propriété.
 
RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX
4. Buts de l’Association: Les buts de l’Association sont:
4.1 Favoriser la collaboration, la bonne entente et le bon voisinage entre les membres.
4.2 Défendre les droits et les intérêts de tous les membres.
4.3 Promouvoir la protection du lac Nick et de on bassin versant.
4.4 Communiquer avec les membres et les informer de tout sujet pertinent.
4.5 Organiser et soutenir des événements sociaux contribuant à l’amélioration de la vie sociale.
4.6 Respecter les servitudes des membres et voire à l’entretien de ses propriétés soit les plages du lac Nick et du lac Spring.
5. Membres : Toute personne, propriétaire ou copropriétaire d’une propriété au Domaine du lac Nick dans la municipalité de Bolton-Est qui possède une clause de servitude à la plage du lac Nick sur l’acte notarié de sa propriété et qui paye les frais d’entretien annuels devient membre de facto.
5.1 Exceptionnellement, tout propriétaire à l’intérieur des limites du territoire du ‘‘Domaine du lac Nick’’ qui ne possède pas de servitude à la plage mais qui en fait la demande explicite, qui paye les frais d’entretien annuels. Cette exception s’applique aux propriétaires d’avant la création du ‘‘Domaine du lac Nick’’ en 1970 et qui ont une propriété aux abords du lac.
5.2 Membres honoraires: Il sera loisible au conseil d’administration, par résolution, de
désigner toute personne comme membre honoraire de l’Association, pourvu toutefois que le
nombre total de membres honoraires en exercice ne représente pas plus de vingt pour cent
(20%) du nombre total des membres en règle. Les membres honoraires n’auront
aucune contribution annuelle ou autre à verser. Ils auront droit d’assister aux assemblées
générales ou spéciales des membres mais sans y avoir droit de vote. Ils ne seront pas
éligibles comme membres du conseil d’administration.
6. Redevances : Conformément à la vente de quatre (4) propriétés de ‘‘Eastern Township Investment Ltd’’ à l’Association des Propriétaires du Lac Nick (APLN) en date du 3 septembre 2014 qui a été dûment notarié, cédant ainsi tous les droits et les responsabilités de l’ancien propriétaire à l’APLN.  Le montant de la redevance annuelle est rattachée à chaque propriété et est payable à partir du 1er mai de chaque année et avant le 31 juillet.  Tout propriétaire qui ne paie pas les redevances pour ses servitudes risque de mettre celles-ci en danger.  La redevance annuelle pour l’opération et l’entretien de la plage est décrétée par le CA.
7. Suspension et expulsion: Le CA pourra, par résolution, suspendre pour la période qu’il déterminera ou expulser définitivement tout membre qui enfreint les règlements de l’Association, ou dont la conduite ou les activités sont jugées nuisibles à l’Association.
8. 

Défaut de paiement : Toute personne possédant une propriété avec servitude à la plage et qui désire vendre celle-ci devra payer les arrérages des redevances, les intérêts accumulées et les frais d’administrations avant que leur notaire ne puisse conclure leur transaction.

8.1 Démission : Le fait de ne pas payer ses redevances après 36 mois constituera à toute fin utile une démission. À défaut, le propriétaire délinquant sera réputé avoir perdu sa qualité de membre et cessera de recevoir les communications régulières de l’APLN, sauf pour l’avis annuel de ses redevances.
8.2 Réintégration : Un membre radié pour non-paiement de ses redevances pourra récupérer ses droits en acquittant tous les arrérages de ses redevances et les intérêts encourus.

ASSEMBLÉES GÉNÉRALES
9. Assemblée générale annuelle: L’Assemblée générale annuelle des membres (AGA) aura lieu à la date que le CA fixera chaque année dans les quatre-vingt-dix (90) jours suivant la fin de l’année financière de l’Association.  Les rapports des divers comités sont présentés aux membres. De plus, les membres en règle sont en droit de recevoir et/ou d’approuver :
9.1 L’acceptation du procès-verbal de l’assemblée générale de l’année précédente;
9.2 Le rapport du président;
9.3 Le rapport financier du trésorier;
9.4 Les prévisions budgétaires de l’année financière suivante;
9.5 La liste des décisions du CA de l’année précédente;
9.6 L’approbation de tout règlement ou modification aux règlements existants;
9.7 L’adoption du plan d’action de l’Association pour la prochaine année;
9.8 L’étude de toute autre question d’intérêt pour l’Association et de ses membres;
9.9 L’élection du conseil d’administration (CA);
9.10 La nomination du vérificateur comptable.
10.

Assemblée générale spéciale: Le président ou le CA peut convoquer une assemblée spéciale (AGS).  De plus, le secrétaire sera tenu de convoquer une assemblée générale spéciale sur demande écrite signée par dix (10) membres en règle et cela dans les huit (8) jours suivant la réception de la demande.  La demande devra spécifier le but et les objets d’une telle assemblée.  À défaut par le secrétaire de convoquer cette assemblée dans le délai stipulé, celle-ci pourra être convoquée par les signataires eux-mêmes par écrit aux membres en règle.

11. Avis de convocation: Toute assemblée des membres sera convoquée au moyen d’un avis écrit adressé à leur dernière adresse postale connue de l’Association ou par courrier électronique (courriel), au moins huit (8) jours avant l’assemblée, ou encore soit par téléphone, ou verbalement.  Cet avis doit indiquer la date, l’heure, l’endroit et l’ordre du jour de l’assemblée.  La présence d’un membre à une assemblée quelconque couvrira le défaut d’avis à ce membre.  Au cas d’assemblée générale spéciale, l’avis devra mentionner de façon précise les sujets qui y seront traitées, seuls ces sujets pourront être étudiés. 
12.

Quorum: Quinze (15) membres en règle, présents, constitueront un quorum suffisant pour toute assemblée générale ou spéciale des membres.

13.

Vote: À toute assemblée, seuls les membres en règle auront droit de vote, chaque membre ayant droit à un seul vote.  Les votes par procuration ne sont pas valides.  À toute assemblées, les voix se prennent par vote à main levée ou, si tel est le désir d’au moins trois (3) membres, par scrutin secret.  Les questions soumises sont décidées à la majorité des voix des membres en règle présents.  En cas d’égalité des voix, le président a un second vote ou vote prépondérant.

 
LE CONSEIL D'ADMINISTRATION
14.

Nombre: Les affaires de l’Association seront administrées par un conseil d’administration (CA) composé d’au moins sept (7) membres.

15.

Éligibilité: Tout membre en règle sera éligible comme membre du CA et pourra remplir telles fonctions.

16. Durée du mandat: Tout membre élu entrera en fonction à la suite de son élection à l’assemblée générale annuelle.  Son mandat sera d’une durée de deux (2) ans.
17. Élection: Les membres du CA sont élus à tous les deux (2) ans par les membres en règle, au cours de l’assemblée générale annuelle.  Tout membre sortant est rééligible.  Tout poste vacant au conseil d’administration, pour quelque cause que ce soit, peut être comblé par résolution du CA.  La personne nommée complétera le mandat de l’administrateur défaillant.
18. Administrateur retiré: Cesse de faire partie du conseil d’administration et d’occuper sa fonction:
18.1 Qui offre sa démission écrite au conseil à compter du moment où celui-ci, par résolution l’accepte.
18.2 Qui cesse de posséder les qualifications requises.
18.3 Qui est absent pendant trois (3) rencontres consécutives sans motif valable.
19.

Rémunération: Les membres du CA ne sont pas rémunérés comme tel pour leurs services.  Ils seront cependant remboursés pour les dépenses raisonnables qu’ils auront encourues dans l’exercice de leurs fonctions sur présentation de reçus au trésorier après approbation du CA.

20. Conflit d’intérêt : Lorsqu’un membre se trouve en conflit d’intérêt, ou potentiellement en conflit d’intérêt, il doit en informer le président avant que le point à l’ordre du jour ne soit débattu, Le membre se retire des débats et ne peut voter sur le point.
 
LES ASSEMBLÉES DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
21. Fréquences: Les administrateurs se réuniront aussi souvent que nécessaire.
22. Convocation: Les réunions du CA sont convoquées par le secrétaire, soit sur réquisition du président, soit sur demande écrite de la majorité des membres du conseil.
23. Avis de convocation: L’avis de convocation de toute réunion du CA sera fait par courriel et doit inclure l’ordre du jour de la réunion. Le délai de convocation sera d’au moins quarante-huit (48) heures. En cas d’extrême d’urgence et s’il est impossible de tenir une réunion en bonne et due forme, une réunion virtuelle : (une conférence vidéo ou par courriel) peut être tenue et la décision des membres sont confirmées par courriel et de ce fait sont considérées un vote officiel.
24.

Quorum et vote: Une majorité des membres en exercice du CA, soit au moins quatre (4) membres devront être présents à chaque réunion pour constituer le quorum requis.  Toutes les questions soumises seront décidées à la majorité des voix, chaque membre ayant droit à un seul vote.  À égalité des voix, le président a un vote prépondérant.

25. Tâches et responsabilités: Les officiers de l’Association seront le président, le trésorier, le secrétaire, et au moins quatre (4) administrateurs.
26.

Élection: L’Association devra, à sa première réunion suivant l’assemblée générale annuelle des membres et par la suite lorsque les circonstances l’exigeront, élire les officiers et administrateurs du CA.

27.

Présidence: Le président est l’officier exécutif en chef de l’Association.  Il préside toutes les assemblées et réunions. Il voit à l’exécution des décisions du CA et signe tous les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs inhérents à sa charge. De plus, il exerce tous les pouvoirs spéciaux qui pourront lui être attribués par le CA dans des circonstances extraordinaires.

28.

Vice-présidence: En cas d’absence ou d’incapacité d’agir du président, un vice-président sera nommé par le CA pour remplacer le président pendant son incapacité a remplir sa charge. Durant son remplacement, le vice-président exerce tous les pouvoirs et toutes les fonctions du président.

29. Secrétariat: Le secrétaire rédige les procès-verbaux des assemblées et réunions.  Il a la garde des minutes et de tous les registres corporatifs.
30. Trésorerie: Le trésorier a la garde des fonds de l’Association et des livres de comptabilité.  Il tient un relevé précis des biens et des dettes, des recettes et des déboursés de l’Association.  Il dépose dans une institution financière déterminé par le CA, les argents de l’Association. Le trésorier pourra effectuer une dépense donnée de plus de 1000$ qui est dans l’intérêt de l’association, à condition que cette dépense soit votée à la majorité par le CA. Toutes dépenses de 1000$ et plus devront être dévoilées et expliquées à l’assemblée générale annuelle suivante.
 
DISPOSITIONS FINANCIÈRES
31.

Année financière: L’exercice financier de l’Association débute le 1er mai et se termine le 30 avril de l’année suivante.

32.

Livres et comptabilité: Le CA fera tenir par le trésorier ou sous son contrôle, un ou des livres de comptabilité dans lesquels seront inscrits tous les fonds reçus ou déboursés par l’Association, tous les biens détenus par l’Association et toutes ses dettes ou obligations, de même que toutes autres transactions financières de l’Association.  Ces livres, seront tenus par le trésorier de l’Association et seront ouverts en tout temps à l’examen du président et des membres du CA.

33.

Vérification: Les livres et états financiers de l’Association seront vérifiés chaque année, aussitôt que possible après la fin de l’exercice financier par le vérificateur nommé à cette fin lors de l’assemblée générale annuelle des membres.  Les états financiers seront signés par le trésorier et le vérificateur et approuvés par le CA. Ils seront soumis aux membres à l’assemblée générale sous forme de rapport financier dûment signé et approuvé.

34. Effets bancaires: Le CA désignera par résolution les trois officiers signataires pour les chèques, billets, contrats et autres effets bancaires. En tout temps, deux signataires sont obligatoires.
35.

Contrats: Tous les contrats seront vérifiés par le trésorier afin de s’assurer de leur pertinence et leur solvabilité financière.  Aussi, tous les autres documents requérant la signature de l’Association, seront au préalable approuvés par le CA.  Suite à leur approbation, tous les documents et contrats seront signés par le président et par le trésorier(e).

36.
Inventaire de biens: Étant donné que l’Association est constituée en OSBL, elle ne peut accumuler de profits quelconques. Elle peut cependant conserver une réserve de 30% de ses revenus annuels dans son compte bancaire pour voir aux dépenses courantes ou extraordinaires.
37. Étant propriétaire de terrains à vocation publique et accessibles à tous ses membres et leurs invités, l’APLN convient que les administrateurs, dirigeants ou autres mandataires soient indemnisé de tout préjudice subi dans l’exercice de leurs fonctions en cas de poursuite judiciaire. L’APLN doit contracter et détenir les assurances responsabilité civile adéquates et en payer les frais pour les assurances suivantes;
37.1
Une assurance responsabilité civile générale des entreprises d’au moins 2 000 000$ au nom de l’APLN et couvrant les sinistres, les préjudices personnels, les responsabilités et les frais médicaux.
37.2 Une assurance responsabilité civile des administrateurs et dirigeants d’au moins 1 000 000$ pour les OSBL, couvrant les sinistres à la suite de réclamation relative à un acte fautif de la part des administrateurs et dirigeants et les indemniser le cas échéant. L’assurance devra aussi couvrir les ayants droits et représentants légaux.
38.
 Pouvoir d’emprunt: Les administrateurs ne peuvent pas emprunter, hypothéquer, avoir un nantissement partiel ou total sur les biens de l’association.  Cette disposition peut être modifiée en assemblée générale ou spéciale par un vote à majorité qualifié de 2/3 des membres présents.